TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
1 Rekisterinpitäjä
Nimi
Kärppä-säätiö sr (Y-tunnus 1788340-1)
Osoite
Urheilukatu 5 B
90100 OULU
Muut yhteystiedot
Puh. (08) 335 003
Fax. (08) 335 002
www.karppa-saatio.fi
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi
Olli Rantanen, säätiön asiamies
Osoite
Kenttäpostinkuja 6B
90150 Oulu
Muut yhteystiedot
asiamies@karppa-saatio.fi
3 Rekisterin nimi
Tuenhakijarekisteri, tuensaajarekisteri sekä tuen maksatusrekisteri.
Kärppä-säätiöltä haetaan samalla hakemuksella erilaisia avustuksia yms. joten em. rekisterit sisältävät tiedot säätiön tukimuotojen lisäksi myös avustuksista, stipendeistä ja apurahoista.
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tuenhakijarekisteri: Kärppä-säätiölle osoitettujen hakemusten rekisteri tukipäätösten tekemistä varten.
Tuen maksatusrekisteri: Myönnettyjen tukien maksatuksia ja maksatusten seurantaa varten sekä mahdolliset viranomaisille tehtävien tuki-ilmoitusten tekemistä varten.
Tuensaajarekisteri: Myönnettyjen tukien avulla tehtävän hankkeen edistymisen seurantaa varten sekä myös loppuraporttien tekemistä varten.
5 Rekisterin tietosisältö
Tuenhakijarekisteri: hakijan nimi, arvo tai ammatti, yhteystiedot, syntymäaika tai y-tunnus, haetun tuen käyttötarkoitus, kokonaisrahoitus, mahdollisen työryhmän jäsenten nimet, haetun tuen määrä ja hakemisaika, säätiön aikaisemmin myöntämät tuet, hakijan suorittamat tutkinnot, suosittelijat, hakijan ilmoittamat muut aikaisemmat saadut avustus- ja apurahat, hakijan ilmoittamat muut vireillä olevat tuki-, avustus- ja apurahahakemukset, julkaisutavat ja muut hakijan lähettämät tiedot ja liitteet.
Tuen maksatusrekisteri: Edellisten tietojen lisäksi hakemusnumero, oleelliset myöntämisperusteet. henkilötunnus, pankkitilinumero, tuen myöntöpäivä ja summa ja maksatustiedot.
Tuensaajarekisteri: Edellisten lisäksi tuen saajan toimittamat tiedot tutkimuksen tai hankeen edistymisestä, lopputuloksista, julkaisuista ja muut tuensaajan väli- ja loppuraportissaan lähettämät tiedot ja liitteet.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan säännönmukaisesti tukihakemuksen tekijältä.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Myönnetyt tuet julkaistaan Kärppä-säätiön kotisivuilla www.karppa-saatio.fi sekä säätiön toimintakertomuksessa. Maksetut tuet ilmoitetaan Verohallinnolle.
Tukihakemuksia käsittelevät Kärppä-säätiön hallituksen jäsenet, säätiön asiamies ja muu henkilöstö sekä mahdolliset ulkopuoliset arvioitsijat. Maksatus tapahtuu Kärpät 46 –ry:n toimesta.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa. Myönnettyjen apurahojen hakemukset säilytetään enintään 10 vuotta päätöksestä.
Hylätyt hakemukset tuhotaan hakuajan päättymistä seuraavan vuoden loppuun mennessä.
B. Sähköisesti talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella.
Rekisterin verkkopalvelun toimittaja Nebula Oy vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Laitteet on sijoitettu valvottuun palvelinkeskukseen, jossa on myös palosuojaus.
10 Tarkastusoikeus
Tuenhakijalla ja -saajalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Kärppä-säätiön rekisterissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa.
Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla asiamiehelle osoitetulla kirjeellä Kärppä-säätiön osoitteeseen Urheilukatu 5B, 90100 Oulu.
11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Tuenhakijalla ja -saajalla on oikeus vaatia Kärppä-säätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti.
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.
Kärppä-säätiö ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Henkilötietolain 30 §:n mukainen kielto osoitetaan säätiön asiamiehelle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.